Branche: Treuhand
KI-Telefonassistent für Treuhandbüros
In der Steuerzeit klingelt das Telefon am meisten, wenn am wenigsten Zeit ist: Der KI-Telefonassistent nimmt Anliegen von Mandantinnen und Mandanten auf, beantwortet allgemeine Fragen zu Unterlagen und Abläufen und nimmt Wünsche für Besprechungstermine auf. Steuer- und Rechtsauskünfte gibt er nicht.
Treuhandarbeit braucht Konzentration: Abschlüsse, Steuererklärungen, Lohnläufe. Gleichzeitig erwarten Mandanten, dass jemand abnimmt. In den Wochen vor den Fristen prallt beides aufeinander, und kleine Büros haben keinen eigenen Empfang.
Der Assistent nimmt die Anrufe an, die sonst das Team aus der Arbeit reissen. Er beantwortet, was allgemein gilt – welche Unterlagen gebraucht werden, wie man sie einreicht, wann das Büro erreichbar ist – und hält alles andere für die zuständige Person fest.
«Was muss ich für die Steuererklärung einreichen?»
Er nennt die Unterlagen aus Ihrer Checkliste, so wie Sie sie hinterlegt haben.
«Haben Sie meine Unterlagen erhalten?»
Das kann er nicht prüfen. Er nimmt die Frage für die zuständige Person auf.
«Ich möchte meine Steuererklärung besprechen.»
Er nimmt den Terminwunsch auf und bestätigt ihn der Mandantin per SMS.
«Wir gründen eine GmbH und suchen eine Buchhaltung.»
Er erfasst Firma, Vorhaben und Rückrufnummer für ein Erstgespräch.
«Kann ich das als Abzug geltend machen?»
Steuerauskünfte schliessen Sie aus. Er nimmt die Frage für einen Rückruf auf.
«Ich muss dringend Herrn Muster sprechen.»
Er leitet an die hinterlegte Nummer weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch auf, so wie Sie es festlegen.
Ausgangslage: Dienstag im März, 16 Uhr. Alle bei der Muster Treuhand AG arbeiten an Steuererklärungen, eine Mandantin will einen Termin.
Assistent: Grüezi, Muster Treuhand AG, de digital Assistänt. Wie chan ich Ihne hälfe?
Anrufer: Grüezi, Widmer. Ich wett mit em Herr Muster d Stüürerklärig bespräche.
Assistent: Gern, Frau Widmer. Wänn würds Ihne passe?
Anrufer: Am liebschte nächscht Wuche am Namittag. Was mues ich mitbringe?
Assistent: De Lohnuusweis, d Bankuuszüg per Ändi Jahr und d Belege für Abzüg, zum Bischpil für Chrankheitschöschte.
Anrufer: Guet, merci.
Assistent: Ich gib Ihre Terminwunsch am Herr Muster wiiter. Är meldet sich bi Ihne für d Bestätigung.
- Terminwunsch als Notiz per E-Mail an Herrn Muster
Assistent: Guten Tag, Muster Treuhand AG, der digitale Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufer: Guten Tag, Widmer. Ich möchte mit Herrn Muster die Steuererklärung besprechen.
Assistent: Gerne, Frau Widmer. Wann würde es Ihnen passen?
Anrufer: Am liebsten nächste Woche am Nachmittag. Was muss ich mitbringen?
Assistent: Den Lohnausweis, die Bankauszüge per Ende Jahr und die Belege für Abzüge, zum Beispiel für Krankheitskosten.
Anrufer: Gut, danke.
Assistent: Ich gebe Ihren Terminwunsch an Herrn Muster weiter. Er meldet sich bei Ihnen für die Bestätigung.
- Terminwunsch als Notiz per E-Mail an Herrn Muster
Beispielgespräch, gekürzt. «Muster Treuhand AG» ist eine erfundene Firma.
Besprechungstermine
In Entwicklung, kommt baldAls Terminwunsch per E-Mail an die zuständige Person. Der Eintrag im Microsoft-365-Kalender ist in Entwicklung.
Notiz an die zuständige Person
Sie bestimmen, wer die Gesprächsnotizen per E-Mail erhält.
Weiterleitung
Für Anliegen, die nicht warten können, leitet er an eine hinterlegte Nummer weiter.
Microsoft 365 und IT
InfraOne betreut auch Ihre IT und Microsoft 365, wenn Sie das möchten.
Keine Auskünfte zu Mandatsdaten
Am Telefon kann der Assistent niemanden sicher identifizieren. Schliessen Sie Auskünfte zu Steuerdaten, Saldi oder Fristen einzelner Mandate aus.
Allgemeines Wissen pflegen
Checklisten, Abläufe und Bürozeiten sind ideal für den Assistenten. Halten Sie sie vor der Steuerzeit aktuell.
Vertraulichkeit
Gespräche werden nicht aufgezeichnet; die Verarbeitung regelt ein Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie bei uns anfordern können.
Weitere Branchen: Elektriker, Sanitär und Heizung, Arztpraxis, Immobilien, Garage.
- Anwendung: TerminbuchungTerminwünsche aufnehmen und per SMS bestätigen.
- Anwendung: Anliegen erfassenWer, was, wie zurückrufen: vollständig als Notiz per E-Mail.
- Anwendung: AuskunftEr beantwortet die Fragen, die Ihr Team jeden Tag mehrmals hört.
- Sicherheit und DatenschutzHosting in der Schweiz, keine Aufzeichnung, kein Training.
- Cloud-TelefonieTelefonanlage von InfraOne, in die sich der Assistent einfügt.
- IT-SupportIT-Betreuung für KMU, per Fernwartung und vor Ort.
Testen Sie den Assistenten für Ihren Betrieb
Geben Sie Ihre Website ein und lassen Sie sich anrufen – kostenlos und ohne Anmeldung. Oder besprechen Sie Ihren Betrieb direkt mit uns.