Anwendung: Anliegen erfassen
Jedes Anliegen vollständig auf dem Tisch
Der KI-Telefonassistent fragt nach, bis das Wichtigste beisammen ist: wer anruft, für welche Firma, worum es geht und unter welcher Nummer die Person erreichbar ist. Nach dem Gespräch liegt alles als Notiz in Ihrem Postfach, mit Zusammenfassung und Transkript.
Eine Telefonnotiz auf dem Zettel ist schnell geschrieben und schnell verloren. Oft fehlt genau das, was man für den Rückruf braucht: die richtige Nummer, der Nachname, das eigentliche Anliegen. Auf dem Anrufbeantworter heisst es dann «Bitte rufen Sie mich zurück», und die Nummer ist unterdrückt.
Der Rückruf wird so zur zweiten Runde. Man fragt nach, was man schon hätte wissen können, und gibt Anliegen im Team weiter, ohne dass jemand den ganzen Zusammenhang kennt.
Typische Momente
- Zettel mit Vornamen und ohne Nummer
- Sprachnachrichten ohne Anliegen
- Rückrufe ohne Kontext
- Anliegen, die im Team hängen bleiben
Der Assistent führt das Gespräch so, dass am Ende vier Dinge feststehen: Name, Firma, Anliegen und Rückrufnummer. Fehlt etwas, fragt er nach – höflich und ohne Formular-Gefühl. Am Schluss fasst er zusammen, damit die anrufende Person Fehler gleich korrigieren kann.
Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Sie erhalten stattdessen eine Zusammenfassung und das Transkript. Braucht Ihr Betrieb weitere Angaben, etwa eine Einsatzadresse oder ein Fahrzeug, besprechen wir das bei der Einrichtung.
Zuhören
Die anrufende Person schildert ihr Anliegen in eigenen Worten.
Nachfragen
Der Assistent fragt nach, was für den Rückruf fehlt.
Zusammenfassen
Er wiederholt das Wichtigste, damit nichts falsch notiert ist.
Zustellen
Die Notiz geht per E-Mail an die Person, die sich darum kümmert.
Ausgangslage: Montag, 19 Uhr. Eine Mieterin meldet der Bewirtschaftung der Muster Immobilien AG einen tropfenden Wasserhahn. Kein Notfall, aber es soll nicht vergessen gehen.
Assistent: Grüezi, Muster Immobilie AG, Sie sind mit em digitale Assistänt verbunde. Wie chan ich Ihne hälfe?
Anrufer: Grüezi, Bühler. I minere Wohnig tropft de Wasserhahne i de Chuchi, scho sit es paar Täg.
Assistent: Danke für d Mäldig, Frau Bühler. Wie isch d Adrässe vo de Wohnig?
Anrufer: Musterweg 12, im dritte Stock.
Assistent: Und wänn sind Sie am beschte erreichbar, falls de Hauswart en Termin abmache wott?
Anrufer: Am Abig, ab de sächsi.
Assistent: Ich han alles: tropfende Wasserhahne i de Chuchi, Musterweg 12, dritte Stock, Rückruf am Abig. D Bewirtschaftig meldet sich bi Ihne.
- Notiz an die Bewirtschaftung, SMS-Bestätigung an Frau Bühler
Assistent: Guten Tag, Muster Immobilien AG, Sie sind mit dem digitalen Assistenten verbunden. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufer: Guten Tag, Bühler. In meiner Wohnung tropft der Wasserhahn in der Küche, schon seit ein paar Tagen.
Assistent: Danke für die Meldung, Frau Bühler. Wie lautet die Adresse der Wohnung?
Anrufer: Musterweg 12, im dritten Stock.
Assistent: Und wann sind Sie am besten erreichbar, falls der Hauswart einen Termin vereinbaren möchte?
Anrufer: Am Abend, ab 18 Uhr.
Assistent: Ich habe alles: tropfender Wasserhahn in der Küche, Musterweg 12, dritter Stock, Rückruf am Abend. Die Bewirtschaftung meldet sich bei Ihnen.
- Notiz an die Bewirtschaftung, SMS-Bestätigung an Frau Bühler
Beispielgespräch, gekürzt. «Muster Immobilien AG» ist eine erfundene Firma.
Notiz per E-Mail
Mit den vier Kernangaben und einer Zusammenfassung in wenigen Sätzen.
Transkript
Der ganze Gesprächsverlauf als Text, falls ein Detail wichtig wird.
SMS an die anrufende Person
Auf Wunsch eine kurze Bestätigung, dass die Meldung angekommen ist.
- Name
- Frau Bühler
- Firma
- Mieterin
- Anliegen
- Wasserhahn in der Küche tropft seit einigen Tagen, Musterweg 12, 3. Stock
- Rückruf
- Nummer des Anrufs, abends ab 18 Uhr
- Zusammenfassung
- Kein Notfall. Hauswart soll Termin vereinbaren.
Darstellung vereinfacht, Beispiel aus dem Gespräch oben.
Anliegen zu erfassen, steckt in vielen Gesprächen, auch wenn es eigentlich um eine Auskunft oder einen Termin geht. Besonders wertvoll ist es in Betrieben, in denen viele Meldungen ankommen und an verschiedene Personen weitergehen: Bewirtschaftungen, Haustechnik, Treuhandbüros mit mehreren Sachbearbeitenden.
- welche Angaben er immer erfragt (mindestens Name, Firma, Anliegen, Rückrufnummer)
- wer welche Notizen per E-Mail erhält
- ob Anrufende eine SMS-Bestätigung bekommen
- mit welchem Satz er das Gespräch abschliesst
- ErreichbarkeitEr nimmt ab, wenn Ihr Team im Gespräch, unterwegs oder im Feierabend ist.
- Notfall und PikettNotfälle sofort an die Notfallnummer, alles andere als Notiz.
- TerminbuchungTerminwünsche aufnehmen und per SMS bestätigen.
- Alle FunktionenGesprächsführung, Mundart, Termine, Weiterleitung, Sicherheit.
- PreiseMonatliche Pakete und Rechner «Was kostet ein verpasster Anruf?».
- Cloud-TelefonieDie Telefonanlage von InfraOne, in die sich der Assistent einfügt.
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