Anwendung: Erreichbarkeit
Erreichbar sein, auch wenn gerade niemand Zeit hat
Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn Ihr Team im Kundengespräch, unterwegs oder im Feierabend ist – rund um die Uhr. Anrufende erreichen sofort jemanden, und Sie wissen nach jedem Gespräch per E-Mail, wer was wollte.
In kleinen Betrieben klingelt das Telefon genau dann, wenn alle beschäftigt sind. Der Elektriker steht auf der Leiter, die Praxisassistentin betreut einen Patienten, die Treuhänderin sitzt in einer Besprechung. Wer anruft, hört das Freizeichen oder einen Anrufbeantworter.
Nicht alle sprechen auf Band. Wer einen Auftrag vergeben will oder ein dringendes Problem hat, versucht es beim nächsten Betrieb. Bei Ihnen bleibt im besten Fall eine unbekannte Nummer in der Anrufliste – ohne Hinweis, worum es ging und ob sich ein Rückruf lohnt.
Ein zusätzlicher Empfang lohnt sich für viele kleine Betriebe nicht, und das Handy auf der Baustelle abzunehmen, ist oft weder sicher noch gut für das Gespräch mit dem Kunden vor Ort.
Typische Momente
- während Kundenterminen, Behandlungen und Besprechungen
- auf der Baustelle, beim Kunden oder im Auto
- in der Mittagspause
- am Abend, am Wochenende und in den Ferien
- wenn mehrere Personen gleichzeitig anrufen
Sie legen fest, wann der Assistent abnimmt: immer, nur wenn besetzt ist, wenn nach einigen Klingeltönen niemand abnimmt, oder nur ausserhalb der Öffnungszeiten. Technisch ist das eine Rufumleitung von Ihrer bestehenden Nummer. Ihre Kundschaft wählt weiterhin dieselbe Nummer.
Der Assistent begrüsst mit Ihrem Firmennamen, fragt nach dem Anliegen und beantwortet, was er aus Ihrer Website und Ihren Angaben weiss. Was eine Person erledigen muss, hält er fest: Name, Firma, Anliegen und Rückrufnummer. Ausserhalb der Öffnungszeiten sagt er, wann Sie wieder erreichbar sind – mit Ihrem eigenen Text.
Anruf kommt an
Ihre Nummer klingelt wie gewohnt. Nimmt niemand ab, übernimmt der Assistent.
Begrüssung in Ihrem Namen
Mit Ihrem Text, auf Schweizerdeutsch, Hochdeutsch oder Englisch.
Anliegen klären
Er beantwortet Fragen oder nimmt die Angaben für den Rückruf auf.
Notiz an Sie
Per E-Mail: Name, Anliegen, Rückrufnummer, Zusammenfassung und Transkript.
Ausgangslage: Donnerstag, kurz nach Mittag. Das Team der Muster Elektro AG ist in der Pause, eine Kundin ruft wegen einer Offerte an.
Assistent: Grüezi, Sie sind bi de Muster Elektro AG. Ich bi de digital Assistänt. Wie chan ich Ihne hälfe?
Anrufer: Grüezi, Keller. Ich han letscht Wuche e Offerte für e Ladestation übercho und hett na es paar Frage.
Assistent: Gern. D Kollege sind grad i de Mittagspause. Söll ich en Rückruf iiträge? Under welere Nummere erreicht me Sie am beschte?
Anrufer: Uf dere, wo-n-ich grad aalüüte. Am liebschte nach de zwei.
Assistent: Guet, Frau Keller. Ich han notiert: Frage zur Offerte für d Ladestation, Rückruf nach de zwei uf die Nummere. Stimmt das so?
Anrufer: Ja, merci vilmal.
- Notiz per E-Mail an das Büro der Muster Elektro AG
Assistent: Guten Tag, Sie sind mit der Muster Elektro AG verbunden. Ich bin der digitale Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufer: Guten Tag, Keller. Ich habe letzte Woche eine Offerte für eine Ladestation erhalten und hätte noch ein paar Fragen.
Assistent: Gerne. Meine Kollegen sind gerade in der Mittagspause. Soll ich einen Rückruf eintragen? Unter welcher Nummer erreicht man Sie am besten?
Anrufer: Unter der Nummer, von der ich gerade anrufe. Am liebsten nach 14 Uhr.
Assistent: Gut, Frau Keller. Ich habe notiert: Fragen zur Offerte für die Ladestation, Rückruf nach 14 Uhr auf diese Nummer. Stimmt das so?
Anrufer: Ja, vielen Dank.
- Notiz per E-Mail an das Büro der Muster Elektro AG
Beispielgespräch, gekürzt. «Muster Elektro AG» ist eine erfundene Firma.
Gesprächsnotiz per E-Mail
Name, Firma, Anliegen, Rückrufnummer und eine kurze Zusammenfassung, direkt nach dem Gespräch.
Transkript statt Aufnahme
Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Sie erhalten den Wortlaut als Text und sehen, was genau gesagt wurde.
SMS-Bestätigung auf Wunsch
Die anrufende Person erhält eine kurze Bestätigung, dass ihr Anliegen angekommen ist.
- Name
- Frau Keller
- Firma
- privat
- Anliegen
- Fragen zur Offerte für eine Ladestation
- Rückruf
- Nummer des Anrufs, nach 14 Uhr
- Zusammenfassung
- Hat die Offerte letzte Woche erhalten, möchte vor dem Entscheid Fragen klären.
Darstellung vereinfacht, Beispiel aus dem Gespräch oben.
Erreichbarkeit betrifft jeden Betrieb, in dem das Team nicht neben dem Telefon sitzt: Handwerk und Haustechnik, Praxen, Treuhand- und Immobilienbüros, Garagen. Besonders lohnt sie sich, wenn Anrufe Aufträge bringen und ein verpasster Anruf ein verlorener Auftrag sein kann.
- wann der Assistent abnimmt (immer, bei besetzt, nach einigen Klingeltönen, ausserhalb der Öffnungszeiten)
- Begrüssung und Sprache, mit der er sich meldet
- Ihren Text für die Zeit ausserhalb der Öffnungszeiten
- wer die Gesprächsnotizen per E-Mail erhält
- ob Anrufende eine SMS-Bestätigung bekommen
- Anliegen erfassenWer, was, wie zurückrufen: vollständig als Notiz per E-Mail.
- Notfall und PikettNotfälle sofort an die Notfallnummer, alles andere als Notiz.
- AuskunftEr beantwortet die Fragen, die Ihr Team jeden Tag mehrmals hört.
- Alle FunktionenGesprächsführung, Mundart, Termine, Weiterleitung, Sicherheit.
- PreiseMonatliche Pakete und Rechner «Was kostet ein verpasster Anruf?».
- Cloud-TelefonieDie Telefonanlage von InfraOne, in die sich der Assistent einfügt.
Hören Sie selbst, wie Ihr Assistent klingt
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