Anwendung: Auskunft
Fragen beantworten, die jeden Tag gleich sind
Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen, Ablauf: Der KI-Telefonassistent beantwortet die Fragen, die Ihr Team täglich mehrmals hört, aus dem Wissen Ihrer Website und Ihren eigenen Angaben. Was er nicht weiss, nimmt er für einen Rückruf auf.
Jede dieser Fragen ist in einer Minute beantwortet. Zusammen zerreissen sie den Tag: Wer gerade eine Offerte rechnet, einen Patienten aufnimmt oder eine Abrechnung prüft, verliert bei jedem Anruf den Faden.
Dabei steht die Antwort meist längst auf der Website. Nur sucht am Telefon niemand danach. Anrufende wollen eine kurze, klare Auskunft von jemandem, der den Betrieb kennt.
Typische Momente
- «Haben Sie am Samstag offen?»
- «Wo kann ich parkieren?»
- «Machen Sie auch Service für Wärmepumpen?»
- «Was muss ich zum Termin mitbringen?»
- «Bis wann brauchen Sie meine Unterlagen?»
Vor dem Start lesen wir Ihre Website: Leistungen, Öffnungszeiten, Kontakt, Abläufe. Daraus entsteht das Grundwissen des Assistenten. Was nicht auf der Website steht – etwa Ihre Parkplatzsituation, was Kundinnen mitbringen sollen oder welche Marken Sie betreuen –, ergänzen Sie mit Ihren Angaben.
Sie prüfen das Wissen, bevor der Assistent ans Telefon geht. Themen, die er nicht behandeln soll, schliessen Sie aus, etwa verbindliche Preisauskünfte. Fehlt ihm eine Antwort, sagt er das offen und nimmt das Anliegen auf, damit Sie zurückrufen.
Website lesen
Leistungen, Öffnungszeiten, Kontakt und Abläufe werden zum Grundwissen.
Wissen ergänzen
Sie fügen hinzu, was nicht online steht, und schliessen Themen aus.
Antworten im Gespräch
Frei formuliert statt vorgelesen, auf Schweizerdeutsch, Hochdeutsch oder Englisch.
Lücken schliessen
Fehlt eine Antwort, nimmt er das Anliegen auf. Sie sehen es im Transkript und ergänzen das Wissen.
Ausgangslage: Mittwoch, 10.30 Uhr. In der Hausarztpraxis Dr. Muster ist Sprechstunde, ein Patient hat zwei kurze Fragen.
Assistent: Grüezi, Praxis Dr. Muster, Sie reded mit em digitale Assistänt. Was chan ich für Sie tue?
Anrufer: Grüezi. Ich han am Friitig en Termin. Wo chan ich det parkiere?
Assistent: Hinder em Huus hätts drü Parkplätz für d Patiente. Wänn die bsetzt sind, gits es Parkhuus grad vis-à-vis.
Anrufer: Und mues ich öppis mitnäh?
Assistent: Bitte nämed Sie Ihri Versichertechärtli und, falls Sie händ, d Medikamäntelischte mit.
Anrufer: Super, merci.
Assistent: Guten Tag, Praxis Dr. Muster, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten. Was kann ich für Sie tun?
Anrufer: Guten Tag. Ich habe am Freitag einen Termin. Wo kann ich dort parkieren?
Assistent: Hinter dem Haus gibt es drei Parkplätze für Patientinnen und Patienten. Sind diese besetzt, gibt es ein Parkhaus direkt gegenüber.
Anrufer: Und muss ich etwas mitbringen?
Assistent: Bitte bringen Sie Ihre Versichertenkarte und, falls vorhanden, Ihre Medikamentenliste mit.
Anrufer: Super, danke.
Beispielgespräch, gekürzt. «Praxis Dr. Muster» ist eine erfundene Firma.
Notiz zu jedem Gespräch
Auch wenn nichts zu tun ist: Sie sehen, wer angerufen hat und was gefragt wurde.
Transkript und Zusammenfassung
Sie prüfen, ob die Antworten stimmen, und passen das Wissen an, wenn etwas fehlt.
Rückruf, wenn nötig
Fragen ohne Antwort im Wissen gehen als Rückrufwunsch an Sie.
- Name
- nicht genannt
- Anliegen
- Auskunft: Parkplätze und was zum Termin mitbringen
- Rückruf
- nicht nötig
- Zusammenfassung
- Fragen beantwortet aus dem freigegebenen Wissen der Praxis.
Darstellung vereinfacht, Beispiel aus dem Gespräch oben.
Auskunft lohnt sich überall, wo dieselben Fragen immer wieder kommen: in Praxen mit Fragen zu Öffnungszeiten und Ablauf, in Garagen mit Fragen zu Service und Abholung, in Treuhandbüros vor Fristen und in Immobilienbüros zu Inseraten.
- welche Inhalte Ihrer Website der Assistent verwendet
- Ihre Ergänzungen: Abläufe, Parkplätze, Marken, häufige Fragen
- Themen, die er nicht behandelt, etwa verbindliche Preise
- wie ausführlich er antwortet: knapp oder mit Erklärung
- ErreichbarkeitEr nimmt ab, wenn Ihr Team im Gespräch, unterwegs oder im Feierabend ist.
- Anliegen erfassenWer, was, wie zurückrufen: vollständig als Notiz per E-Mail.
- TerminbuchungTerminwünsche aufnehmen und per SMS bestätigen.
- Alle FunktionenGesprächsführung, Mundart, Termine, Weiterleitung, Sicherheit.
- PreiseMonatliche Pakete und Rechner «Was kostet ein verpasster Anruf?».
- Cloud-TelefonieDie Telefonanlage von InfraOne, in die sich der Assistent einfügt.
Hören Sie selbst, wie Ihr Assistent klingt
Geben Sie Ihre Website ein und lassen Sie sich anrufen – kostenlos und ohne Anmeldung. Oder besprechen Sie Ihren Betrieb direkt mit uns.