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Anwendung: Terminbuchung

In Entwicklung, kommt bald

Terminwünsche aufnehmen, während Sie arbeiten

Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe mit Terminwünschen an, wenn Ihr Team keine Zeit hat, und fragt nach Anliegen und passender Zeit. Der Eintrag im Microsoft-365-Kalender ist in Entwicklung und kommt bald. Heute nimmt der Assistent den Terminwunsch auf, meldet ihn Ihnen per E-Mail und bestätigt ihn den Anrufenden per SMS.

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Ein Termin, drei Telefonate

Ein Termin am Telefon klingt einfach. In der Praxis wird er zum Pingpong: Die Kundin ruft an, niemand ist frei, Sie rufen zurück, sie ist nicht erreichbar, sie ruft wieder an. Bis der Termin steht, haben drei Gespräche stattgefunden.

Dazu kommt das Risiko der Zettelwirtschaft: Ein Terminwunsch, der auf einem Notizblock statt vollständig im Postfach landet, kann vergessen oder doppelt vergeben werden.

Typische Momente

  • Pneuwechsel und Service in der Saison
  • Kontrolltermine und Erstgespräche
  • Besichtigungen von Wohnungen
  • Besprechungen zur Steuererklärung

So nimmt der Assistent Terminwünsche auf

Der Assistent fragt nach, worum es geht und wann es der anrufenden Person passen würde. Welche Arten von Terminen er aufnimmt und welche Angaben er dafür erfragt – zum Beispiel Fahrzeug, Grund des Besuchs oder Objekt –, legen Sie bei der Einrichtung fest.

Am Ende des Gesprächs wiederholt er Anliegen und Wunschzeit, damit nichts falsch notiert ist. Sie erhalten wie nach jedem Gespräch eine Notiz per E-Mail und bestätigen den Termin selbst.

Der Eintrag im Microsoft-365-Kalender ist in Entwicklung und kommt bald. Heute nimmt der Assistent den Terminwunsch auf, meldet ihn Ihnen per E-Mail und bestätigt ihn den Anrufenden per SMS.

  1. Wunsch aufnehmen

    Worum geht es, und wann würde es passen?

  2. Zusammenfassen und bestätigen

    Er wiederholt Anliegen und Wunschzeit, auf Wunsch mit SMS-Bestätigung.

  3. Notiz an Sie

    Per E-Mail, mit Zusammenfassung und Transkript.

  4. Kalendereintrag

    In Entwicklung, kommt bald

    Eintrag im Microsoft-365-Kalender.

So klingt es am Telefon

Dasselbe Gespräch zweimal: einmal in Mundart, einmal auf Hochdeutsch. Der Assistent versteht und spricht beides.

Ausgangslage: Sonntagabend im Oktober. Ein Kunde der Garage Muster AG will die Winterpneus montieren lassen.

In MundartSchweizerdeutsch

  1. Assistent: Grüezi, Garage Muster AG, de digital Assistänt. Was chan ich für Sie tue?

  2. Anrufer: Grüezi, Huber. Ich sött d Winterpneu montiere la.

  3. Assistent: Gern, Herr Huber. Für weles Auto, und wänn würds Ihne passe?

  4. Anrufer: Für en VW Golf. Am liebschte nächscht Wuche am Morge.

  5. Assistent: Ich nimm Ihre Terminwunsch uf: Pneuwächsel für de VW Golf, nächscht Wuche am Morge. Under welere Nummere chönd mir Sie erreiche?

  6. Anrufer: Uf dere Nummere.

  7. Assistent: Merci, Herr Huber. D Garage meldet sich bi Ihne und bestätigt de Termin. Uf Widerhöre!

  8. Terminwunsch als Notiz per E-Mail an die Werkstatt
Auf HochdeutschHochdeutsch

  1. Assistent: Guten Tag, Garage Muster AG, der digitale Assistent. Was kann ich für Sie tun?

  2. Anrufer: Guten Tag, Huber. Ich möchte die Winterreifen montieren lassen.

  3. Assistent: Gerne, Herr Huber. Für welches Auto, und wann würde es Ihnen passen?

  4. Anrufer: Für einen VW Golf. Am liebsten nächste Woche am Morgen.

  5. Assistent: Ich nehme Ihren Terminwunsch auf: Reifenwechsel für den VW Golf, nächste Woche am Morgen. Unter welcher Nummer erreichen wir Sie?

  6. Anrufer: Unter dieser Nummer.

  7. Assistent: Danke, Herr Huber. Die Garage meldet sich bei Ihnen und bestätigt den Termin. Auf Wiederhören!

  8. Terminwunsch als Notiz per E-Mail an die Werkstatt

Beispielgespräch, gekürzt. «Garage Muster AG» ist eine erfundene Firma.

Was danach passiert

Am Montagmorgen liegt der Terminwunsch vollständig im Postfach der Werkstatt. Sie bestätigen den Termin mit einem kurzen Rückruf, ohne nachfragen zu müssen.

  • Notiz per E-Mail

    Anliegen, Wunschzeit und Rückrufnummer, dazu Zusammenfassung und Transkript.

  • Eintrag im Kalender In Entwicklung, kommt bald

    Im Microsoft-365-Kalender, den Sie bei der Einrichtung bestimmen.

  • SMS-Bestätigung

    Terminwunsch und Anliegen für die anrufende Person, auf Wunsch.

Gesprächsnotiz per E-MailSchema
Name
Herr Huber
Anliegen
Winterreifen montieren, VW Golf
Terminwunsch
nächste Woche, am Morgen
Rückruf
Nummer des Anrufs, Termin bestätigen

Darstellung vereinfacht, Beispiel aus dem Gespräch oben.

Für wen sich das lohnt

Terminwünsche aufzunehmen, passt zu Betrieben, deren Arbeit in Terminen organisiert ist: Garagen, Praxen, Treuhandbüros, Immobilienbüros mit Besichtigungen. Für den Eintrag im Kalender, der in Entwicklung ist, braucht es Microsoft 365; wer noch nicht damit arbeitet, findet bei InfraOne auch die Umstellung.

Was Sie dafür festlegen

Bei der Einrichtung gehen wir diese Punkte mit Ihnen durch. Sie lassen sich später jederzeit anpassen.

  • welche Arten von Terminen der Assistent aufnimmt
  • welche Angaben er für einen Termin erfragt
  • wer die Terminwünsche per E-Mail erhält
  • welcher Microsoft-365-Kalender verwendet wird In Entwicklung, kommt bald
  • ob Anrufende eine SMS-Bestätigung erhalten

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